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Faire face à la crise : l'expérience de réorganisation chez la PME Normande Coulidoor

Situé à Verson dans le Calvados, Coulidoor est un fabricant français de portes de placards, de dressings, de rangements, de séparations de pièces, d’aménagements et de verrières sur mesure. L’entreprise, dirigée par Arnaud VISSE, compte 295 salariés. Dans un premier temps, l’entreprise s’est adaptée au gré de la succession des différentes annonces présidentielles et ministérielles. Elle a ensuite dû aménager son organisation en fonction de ses clients et de ses fournisseurs.

Faire face à l’urgence

« Nous avions bien un Plan de Continuité d’Activité (PCA) » précise Aranud Visse « mais il n’était pas adapté puisqu’il concernait principalement le fonctionnement en cas de panne informatique ». Rapidement, l’entreprise a mis en place une cellule de crise avec la responsable des ressources humaines, la directrice administratif et finance, le responsable QSE, la direction générale, la responsable communication et le délégué syndical. « Des actions avaient été envisagées, mais elles ont souvent évolué au regard du contexte et de l’évolution des décisions politiques » concède Arnaud Visse. Cette cellule de crise a travaillé en étroite collaboration avec le Comité Social et Économique (CSE) et s’est étoffée avec le temps en intégrant l’ensemble de l’encadrement.

La première action concerne la mise en place du télétravail pour ceux qui le souhaitaient. « Nous avions un accord sur le télétravail, mais qui n’était pas beaucoup pratiqué » avoue Aranud Visse. Dès le vendredi précédent l’annonce du confinement et suite aux fermetures des écoles pour le lundi suivant, certains salariés ont emmené leur ordinateur fixe chez eux pour pouvoir faire du télétravail et quelques ordinateurs portables ont été mis à disposition. Le responsable réseau avait préalablement configuré l’ensemble des ordinateurs pour l’accès aux différents logiciels et organisé les modalités pour la visioconférence.

Faire face à la crise : Coulidoor

Le lundi suivant des camions sont partis pour réaliser leurs livraisons et le lundi soir le confinement était mis en œuvre suite aux discours du Premier Ministre et du Ministre de l’Intérieur. La production a été arrêtée le lendemain, les camions prêts au départ ne sont pas partis et il a été demandé aux camions qui avaient quitté l’entreprise le lundi de rentrer, même si les commandes n’avaient pas toutes été livrées. Le même jour un comité de direction et un CSE se sont réunis, et la décision de la fermeture de l’entreprise a été prise. « Nous avons signé un accord avec le CSE prévoyant les modalités suivantes : la mise en place du chômage partiel, mais avec préalablement : le solde des congés N-1 et des RTT (nous avons un accord qui permet de fonctionner sur une même période) et le solde des heures supplémentaires acquises dans le cadre de notre  accord de modulation.» précise Arnaud Visse.

Le personnel de production a été mis en chômage partiel ainsi qu’une très grande partie des effectifs (commerce, administration des ventes, supply chain...).

Un maintien partiel d’activité en télétravail

Les services qui le pouvaient ont tenté de garder une activité en télétravail : les personnes travaillant au sein du bureau d’études ont pu rattraper leurs retards. Le service comptabilité a travaillé sur la trésorerie et réglé les fournisseurs. « Il était important pour nous d’être au clair avec nos fournisseurs et nous attendions la même attitude de nos clients » affirme Arnaud Visse. Après deux semaines de confinement et la première prolongation, réalisant rapidement que la situation risquait de durer plusieurs semaines, les commerciaux ont été sollicités à mi-temps pour maintenir une relation client au travers de la visio, en proposant leur aide sur notre logiciel, en retravaillant les dossiers. Par la suite, des réunions par petits groupes se sont organisées pour travailler sur les développements possibles, les chantiers à mettre en œuvre, dont celui de la reprise.

En termes d’activité, « il y a eu des frémissements de reprise au sein de notre branche d’activité et nous nous sommes posés la question de faire sortir les camions pour assurer des livraisons » mentionne Monsieur Visse, « mais pour chaque livraison, nous devions nous conformer à des règles différentes en fonction du client pour respecter les gestes barrières (créneau horaire, interdiction de sortie du camion, interdiction d’utilisation des locaux...), et prendre en compte la longueur des trajets avec l’impossibilité pour les chauffeurs de s’arrêter sur les aires de station-service pour se restaurer et se laver. L’impact sur les conditions de travail des chauffeurs était trop élevé au regard de la faiblesse de l’activité et nous y avons renoncé ».

Cette phase nous a permis de travailler sur un Plan de continuité d’activité (PCA) orienté Covid-19 pour envisager la reprise d’activité. « Nous avons nommé des référents Covid-19 et mis en place un ensemble de process pour gérer cette reprise » stipule le président de Coulidoor. Les masques seront obligatoires. Le PCA a été signé par les représentants du personnel. Arnaud Visse reconnaît que durant cette période, « la qualité du dialogue au sein du CODIR et du CSE a toujours été présente » et qu’ils se sont habitués à fonctionner en visioconférence.

La communication interne essentielle pour conserver le lien avec les collaborateurs

Au cours de cette période une lettre de communication interne qui s’intitule « gardons le lien » a été créée. Cette lettre électronique, à laquelle chacun peut contribuer, est envoyée à tout le personnel. Elle contient des informations sur tous les dispositifs existants et sur la situation de l’entreprise, ce qui permet de donner de l’information et de rassurer les salariés. Des témoignages sur la manière dont certains s’adaptent au télétravail sont également valorisés : « Il y a eu par exemple un témoignage intéressant d’un commercial sur la manière dont le télétravail change la relation client et comment la visioconférence peut devenir une autre façon de travailler pour éviter de faire de la route à l’avenir. C’est une réflexion intéressante pour l’après. » précise Arnaud Visse.

Une reprise d’activité par étape et sous surveillance

La reprise d’activité a été anticipée. La première étape consiste à faire repartir les commandes qui n’avaient pas pu être livrées. Dans un second temps, les commandes planifiées qui n’avaient pas pu être lancées le seront, puis les commandes non traitées, et enfin les quelques commandes réceptionnées durant la période de confinement. Les ADV (Administrateurs Des Ventes) ont fait tout un travail sur les commandes pour que l’ordonnancement puisse planifier les choses et confirmer les dates de livraison. La reprise d’activité sera effective durant la semaine 18, et à cette date, l’entreprise dispose d’une visibilité d’activité sur 5 semaines. Le recours au personnel en intérim a été supprimé, les heures supplémentaires sont interdites, et il sera fait en sorte de lisser le temps de travail pour que tout le monde puisse travailler. Cela nécessitera de la polyvalence, et pour certains de réaliser des tâches qui sont moins appréciées mais le manque de visibilité sur l’avenir nous « contraint à nous organiser ainsi ».

Pour en savoir plus sur l'entreprise : www.coulidoor.fr

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